Ratgeber
E-Rechnungspflicht: ab wann für wen?
Empfangspflicht seit 2025, Versandfristen 2027/2028 — der Zeitstrahl im Überblick.
Fristen ansehenUnabhängiger Anbietervergleich
Software für Rechnungseingang & E-Rechnung im Vergleich
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für E-Rechnungen. Welche Lösung passt für den Rechnungseingang in Ihrem Unternehmen? Wir vergleichen Anbieter nach festen redaktionellen Kriterien — E-Rechnung-Format (XRechnung/ZUGFeRD), OCR/Automatisierung, DATEV-Anbindung, Freigabe-Workflow und Serverstandort.
Redaktionell, anbieterunabhängig. Bezahlte Platzierungen sind als Anzeige gekennzeichnet.
Welche Software passt für den Rechnungseingang — Automatisierung oder Spend-Management?
Geht es vor allem um die automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen (Erkennung, Freigabe, Übergabe an DATEV/ERP), kommen Flowers, GetMyInvoices oder Klippa infrage. Soll der Rechnungseingang mit Ausgaben- und Kartenverwaltung verbunden werden, eignen sich Spend-Management-Lösungen wie Circula, Moss oder Pleo. Aus unserer Sicht hängt die passende Wahl vor allem von Belegvolumen, gewünschten Integrationen und dem Funktionsumfang ab — seit 2025 sollten Unternehmen zudem E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können (laut gesetzlicher Vorgabe).
Funktionsvergleich der Anbieter
Gegenüberstellung zentraler Kriterien für den Rechnungseingang — mit Fokus auf E-Rechnung-Format, Automatisierung, ERP-Anbindung und Datenresidenz.
| Anbieter | Server | E-Rechnung-Format | OCR/Automatisierung | DATEV/ERP | Freigabe-Workflow | GoBD | Preis |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Spend-Management-Plattform Firmenkarten + Ausgaben + Rechnungseingang in einem Tool | |||||||
| Circula | 🇩🇪 | — | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ab 149 €/Monat (Plattformpreis inkl. 100 Rechnungen, bei jährlicher Abrechnung) Plattformpreis pro Monat inkl. Rechnungskontingent, jährliche Abrechnung, mindestens 10 Lizenzen (laut Anbieter) |
| Moss | 🇩🇪 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | Starter kostenlos (bis 3 Nutzer, bis 20 Rechnungen/Monat); Professional auf Anfrage Plattformgebühr unabhängig von der Nutzerzahl, bemessen am erwarteten monatlichen Transaktionsvolumen (Kartenzahlungen, Rechnungen, Auslagen); modulare Add-ons; kostenloser Starter-Plan (laut Preisseite) |
| Pleo | 🇪🇺 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | 4 € pro Monat (Starter bei jährlicher Zahlung, 1 Nutzer:in inkl., max. 3 Nutzer:innen, max. 10 Eingangsrechnungen/Monat; zzgl. MwSt.) Plattformgebühr pro Plan (Starter, Essential, Advanced, Business; 1 bzw. 3 Nutzer:innen inkl.) + Preis pro zusätzliche Nutzer:in; zzgl. MwSt. (laut Anbieter) |
| Rechnungs-/AP-Automatisierung Belegabruf, OCR & Freigabe-Workflow im Fokus | |||||||
| GetMyInvoices | 🇩🇪 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ab 19 €/Monat zzgl. USt. (Essential, 20 Belege/Monat) Cloud-Abo, gestaffelt nach Belegvolumen, Portalen und Nutzern; 5 % Rabatt bei jährlicher Zahlung; Prüf-/Freigabe-Workflow als zubuchbares Workflow-Modul (laut Preisseite) |
| Flowers | 🇩🇪 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | auf Anfrage volumenbasiert – Abrechnung nach Anzahl der bearbeiteten Vorgänge (laut Anbieter) |
| Klippa | 🇪🇺 | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ab 95 €/Monat (Rechnungsverarbeitung, bis 4.000 Rechnungen/Jahr und 10 aktive Nutzer) monatliche Pakete für die Rechnungsverarbeitung nach Rechnungsvolumen und Nutzerzahl (Effective / Premium / Custom); Spesenmanagement separat pro Nutzer; Freigabe-Workflows und Buchhaltungs-/ERP-Integrationen laut Preisseite teils als Zusatzmodule (laut Anbieter) |
Grundfunktionen (Belegablage, Erfassung, Export an die Buchhaltung) beherrschen alle gelisteten Anbieter — verglichen werden die unterscheidenden Kriterien. E-Rechnung-Format = Empfang und Verarbeitung von XRechnung/ZUGFeRD; OCR/Automatisierung = automatische Belegerkennung; Freigabe-Workflow = mehrstufige Rechnungsprüfung/-freigabe; GoBD = GoBD-konforme Archivierung nach Anbieterangaben.
Format, Integrationen, GoBD und Serverstandort nach Anbieterangaben, ohne Gewähr (Stand 07/2026). Die Reihenfolge ist eine redaktionelle Auswahl — keine Rangfolge nach Bezahlung; bezahlte Einträge sind als Anzeige markiert. Für die passende Lösung nutzen Sie den Auswahl-Assistenten. Kriterien: Methodik.
Empfehlungen & Partner — getrennt vom redaktionellen Vergleich
Ratgeber
Was ist eine E-Rechnung?
Definition, Formate und warum ein einfaches PDF keine E-Rechnung ist.
Zum BeitragIhr Anbieterprofil hier
Sichtbarkeit als klar gekennzeichnete „Anzeige" — ohne Einfluss auf die redaktionelle Bewertung.
Partner werdenAnbieter im Überblick
Nach Segment: Spend-Management-Plattformen (Karten + Ausgaben + Rechnung) und fokussierte Rechnungs-/AP-Automatisierung.
Spend-Management-Plattform
Circula
Spend-Management-Plattform
Spend-Management aus Berlin — Firmenkarten, Ausgaben und Rechnungseingang in einer Plattform.
- Gegründet
- 2017
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- KMU / Mittelstand
- Preis
- ab 149 €/Monat (Plattformpreis inkl. 100 Rechnungen, bei jährlicher Abrechnung)
Redaktionelle Einschätzung
Passend, wenn Rechnungseingang gemeinsam mit Firmenkarten und Mitarbeiter-Ausgaben in einem Tool laufen soll — deutscher Anbieter mit Hosting in Deutschland und DATEV-Anbindung (laut Anbieter).
Moss
Spend-Management-Plattform
Spend-Management-Plattform aus Berlin — Firmenkarten, Auslagen und ein eigenes Modul Rechnungsmanagement (Kreditorenbuchhaltung mit Freigabe und Zahlung).
- Gegründet
- 2019 · 300+ (laut Anbieter) MA
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- Startup bis Mittelstand
- Preis
- Starter kostenlos (bis 3 Nutzer, bis 20 Rechnungen/Monat); Professional auf Anfrage
Redaktionelle Einschätzung
Passt für Finance-Teams, die Firmenkarten, Auslagen und ein Rechnungsmanagement-Modul mit mehrstufiger Freigabe und Zahlung in einer Plattform bündeln wollen — Anbieter aus Berlin (Moss GmbH / Nufin GmbH) mit Hosting in Deutschland (laut Anbieter).
Pleo
Spend-Management-Plattform
Firmenkarten und Ausgaben-Management mit eigenem Rechnungsmodul (Pleo Invoices) — für Teams in Europa.
- Gegründet
- 2015 · über 800 MA
- Server
- 🇪🇺 EU
- Zielgröße
- KMU bis Großunternehmen (Multi-Entity)
- Preis
- 4 € pro Monat (Starter bei jährlicher Zahlung, 1 Nutzer:in inkl., max. 3 Nutzer:innen, max. 10 Eingangsrechnungen/Monat; zzgl. MwSt.)
Redaktionelle Einschätzung
Europäische Spend-Plattform mit eigenem Rechnungsmodul (Pleo Invoices) — passend, wenn Firmenkarten und Rechnungseingang zusammenlaufen sollen; Datenhaltung (Irland) und XRechnung-Empfang vor der Auswahl beim Anbieter klären.
Ihr Unternehmen hier?
Als Anbieter für Rechnungseingang sichtbar werden — als klar gekennzeichnete „Anzeige", getrennt von der redaktionellen Bewertung.
Partner werdenRechnungs-/AP-Automatisierung
GetMyInvoices
Rechnungs-/AP-Automatisierung
Automatischer Rechnungsabruf, Prüfung/Freigabe und Belegverwaltung — Rechnungen aus Portalen und Postfächern holen, auslesen und an die Buchhaltung übergeben.
- Gegründet
- k. A. · über 100 (laut Anbieter) MA
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- Freelancer, KMU / Mittelstand
- Preis
- ab 19 €/Monat zzgl. USt. (Essential, 20 Belege/Monat)
Redaktionelle Einschätzung
Passt, wenn Rechnungen aus vielen Online-Portalen und Postfächern automatisch eingesammelt, geprüft und an die Buchhaltung übergeben werden sollen — deutscher Anbieter (Betrieb: fino data services GmbH, Kassel) mit laut Anbieter über 100 Integrationen.
Flowers
Rechnungs-/AP-Automatisierung
Rechnungsworkflow-Software aus Deutschland — Eingangsrechnungen digital prüfen, freigeben und archivieren.
- Gegründet
- k. A.
- Server
- 🇩🇪 Deutschland
- Zielgröße
- KMU bis Konzern
- Preis
- auf Anfrage
Redaktionelle Einschätzung
Passend, wenn der Rechnungs-Freigabe-Workflow im Mittelpunkt steht und ein Anbieter mit Sitz in Deutschland, Cloudservern in Deutschland und Anbindung an DATEV, SAP S/4HANA und Microsoft Dynamics 365 Business Central gefragt ist — Angaben laut Anbieter.
Klippa
Rechnungs-/AP-Automatisierung
Doxis SpendControl (ehemals Klippa SpendControl) — Rechnungsverarbeitung mit OCR, mehrstufiger Freigabe und DATEV-/ERP-Export; Spesen und Firmenkarten als weitere Module.
- Gegründet
- 2015 · 900+ (Doxis-Gruppe, laut Anbieter) MA
- Server
- 🇪🇺 EU
- Zielgröße
- KMU bis Konzern
- Preis
- ab 95 €/Monat (Rechnungsverarbeitung, bis 4.000 Rechnungen/Jahr und 10 aktive Nutzer)
Redaktionelle Einschätzung
Passend, wenn Rechnungsverarbeitung, Spesen und Firmenkarten in einer Plattform mit DATEV-Schnittstelle (Anbieter laut eigener Angabe auf dem DATEV-Marktplatz) und öffentlichen Paketpreisen gefragt sind — Anbieter mit Sitz in Groningen (NL), seit 2025 Teil von Doxis, Hosting in der EU; Angaben laut Anbieter.
Nicht sicher, welche Lösung passt?
Der Auswahl-Assistent ordnet in wenigen Fragen ein, ab wann die E-Rechnungspflicht Sie betrifft und welche Lösungsklasse und Anbieter zu Belegvolumen, Buchhaltung und Unternehmensgröße passen — ohne Anmeldung.
Assistent öffnenAus dem Ratgeber
Alle Beiträgepflicht
E-Rechnungspflicht 2025, 2027 & 2028 — ab wann gilt sie für wen?
E-Rechnungspflicht im Überblick — Empfangspflicht seit 1. Januar 2025, gestaffelte Versandfristen 2027/2028, wer betroffen ist und was Unternehmen jetzt konkret tun sollten.
vergleich
Rechnungseingang-Software — Lösungen im Vergleich
Rechnungseingang-Software im Überblick — Spend-Management-Plattformen und Rechnungs-Automatisierung, die wichtigsten Auswahlkriterien und wie Sie die passende Lösung finden.
recht
Rechnungen GoBD-konform archivieren — Fristen & Anforderungen
GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen — Aufbewahrungsfristen, Unveränderbarkeit, Verfahrensdokumentation und was E-Rechnungen dabei bedeuten. Allgemeine Information, keine Steuerberatung.
grundlagen
Was ist eine E-Rechnung? Definition, Formate & Abgrenzung
E-Rechnung einfach erklärt — Definition, die Formate XRechnung und ZUGFeRD, der Unterschied zum PDF und warum ein einfaches PDF keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht ist.
Häufige Fragen zu Rechnungseingang & E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung — und was zählt nicht dazu?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), das automatisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF oder ein eingescanntes Papierdokument gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Grundlagen erklärt der Ratgeber Was ist eine E-Rechnung?.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen in den Folgejahren. Details und Termine fasst der Ratgeber E-Rechnungspflicht & Fristen zusammen — maßgeblich sind die gesetzlichen Regelungen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beide sind zulässige E-Rechnungsformate. XRechnung ist ein rein strukturierter Datensatz (XML), verbreitet im öffentlichen Auftragswesen; ZUGFeRD kombiniert ein PDF für das Auge mit eingebetteten strukturierten Daten. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von Empfänger und Prozess ab — der Ratgeber XRechnung vs. ZUGFeRD ordnet ein.
Welche Software eignet sich für den automatisierten Rechnungseingang?
Für die reine Rechnungsverarbeitung (Erkennung, Freigabe, Weiterleitung an DATEV/ERP) eignen sich Flowers, GetMyInvoices oder Klippa. Wer Rechnungseingang mit Ausgaben- und Kartenverwaltung verbinden möchte, findet in Circula, Moss oder Pleo Spend-Management-Lösungen (laut Anbieter). Welche passt, hängt von Belegvolumen, Integrationen und gewünschtem Funktionsumfang ab — mehr im Software-Vergleich.
Was kostet Software für Rechnungseingang und E-Rechnung?
Cloud-Lösungen rechnen meist pro Beleg, pro Nutzer oder in Volumenpaketen ab; hinzu kommen Einführung, Integrationen (z. B. DATEV) und Support. Für einen belastbaren Vergleich zählen die Gesamtkosten, nicht nur der Grundpreis — Details im Kosten-Ratgeber. Verbindliche Preise nennt ausschließlich der jeweilige Anbieter.
Wie werden E-Rechnungen GoBD-konform archiviert?
Eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Passende Software unterstützt die GoBD-konforme Umsetzung durch revisionssichere Ablage und Protokollierung. Worauf es ankommt, zeigt der Ratgeber GoBD-konforme Rechnungsarchivierung.